LÀM SAO ĐỂ XÁC ĐỊNH ĐƯỢC LƯỢNG HÀNG TỒN KHO PHÙ HỢP

  1. Tầm quan trọng của quản trị hàng tồn kho
  • Giá trị hàng tồn kho trung bình chiếm 30% đến 40% giá trị tài sản của doanh nghiệp, có thể nói hàng tồn kho là tài sản chủ yếu của Doanh nghiệp.
  • Hàng tồn kho là tài sản thường xuyên lưu chuyển trong doanh nghiệp nếu không được quản lý sẽ dẫn đến thất thoát tài sản, tiền bạc của Doanh nghiệp.
  • Quản trị hàng tồn kho kém, không có quy định chuẩn hóa về bảo quản hàng hóa dẫn đến hàng hỏng, kém chất lượng
  • Nếu xét về tính lỏng, hàng tồn kho có tính lỏng kém, chỉ trước tài sản cố định, do vậy nếu không có phương pháp quản trị hàng tồn kho phù hợp sẽ dẫn đến các khả năng sau:
  • Dự trữ hàng quá mức, không đủ tài chính để vận hành.
  • Dự trữ hàng tồn kho còn dẫn đến rủi ro hàng chậm luân chuyển, quá hạn sử dụng, hay kém chất lượng, hỏng hóc, phát sinh chi phí lưu kho
  • Dự trữ hàng tồn kho không đủ, dẫn đến không đủ đáp ứng đơn đặt hàng hay đáp ứng quá trình sản xuất. Hệ quả là: Nhỡ kế hoạch giao hàng của khách, mất khách hàng hay lỡ cơ hội kinh doanh.
  • Xác định số lượng hàng tồn kho phù hợp luôn là bài toán đau đầu của các Doanh nghiệp.

Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các phương pháp giúp Doanh nghiệp bạn kế hoạch được lượng hàng tồn kho phù hợp. Các nội dung khác của quản trị hàng tồn kho, sẽ tiếp tục được chia sẻ ở bài viết sau

  1. Có 2 phương pháp xác định lượng hàng tồn kho cơ bản

2.1 Phương pháp 1: Căn cứ vào số lượng đặt hàng của khách hàng mà xác định lượng hàng tồn kho.

  • Với phương pháp này, số lượng hàng cần mua thêm được tính bằng tổng số lượng hàng hóa cần để đáp ứng cho các đơn hàng trừ đi số lượng hàng tồn kho sẵn có.
  • Với phương pháp xác định hàng tồn kho nêu trên công tác kế hoạch hàng tồn kho phụ thuộc vào việc thu thập các thông tin đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh và phòng kế toán vật tư cần phải sự kết nối hài hòa.
  • Ưu điểm của phương pháp này là ít có rủi ro hàng tồn thừa và chậm luân chuyển
  • Nhược điểm: Phát sinh chi phí mua hàng nếu khâu kế hoạch làm không tốt hoặc phát sinh chi phí mua hàng nếu có đơn hàng phát sinh đột xuất mà nằm ngoài lộ trình đặt hàng.

 Hạn chế nhược điểm của phương pháp trên bằng các cách thức sau:

  • Chuẩn hóa thời gian giao hàng sớm nhất kể từ khi nhận được đơn hàng bán
  • Chuẩn hóa công tác lập kế hoạch mua ở các khía cạnh: Thời gian (hay còn gọi là tần suất lập kế hoạch), đảm bảo rằng các đơn hàng phải giao không bị trễ kế hoạch.
  • Cần cân đối thời gian hàng mua về đến kho để tính toán thời gian giao hàng cho khách sau khi đặt hàng.

Ví dụ: Trung bình hàng 15 ngày về đến kho thì tần suất đặt hàng nên là 13 ngày/ lần.

  • Xây dựng data nhà cung cấp để đảm bảo rằng có khả năng gọi hàng bổ xung khi phát sinh các đơn hàng đột xuất để không bị lỡ cơ hội kinh doanh.
  • Chuẩn hóa các trường hợp Đơn đặt hàng bán được chấp thuận khi không nằm trong khung thời gian giao hàng thông thường kể từ khi khách hàng đặt hàng. Cần đảm bảo nguyên tắc là khoản lợi nhuận có được từ đơn đặt hàng phải cao hơn chi phí phát sinh mua hàng, hoặc: Quy định các mức phí phát sinh trong quá trình đặt hàng không nằm trong lộ trình quy định bên khách hàng (Bên mua) phải chịu

Phương pháp trên phù hợp với các doanh nghiệp bán hàng chủ yếu qua kênh bán buôn

2.2 Phương pháp 2: Kế hoạch hàng tồn kho dựa vào số liệu quá khứ và tỷ lệ tăng trưởng kỳ vọng

  • Với phương pháp này, số lượng hàng tồn kho dự trữ được tính toán dựa vào số lượng tiêu thụ của các mặt hàng trong kỳ trước và cộng thêm lượng hàng hóa cần thiết để đáp ứng mục tiêu tăng trưởng trong kỳ này – số lượng tồn kho thực tế
  • Căn cứ để thu thập thông tin cho việc ra quyết định về lượng hàng tồn kho dự trự đối với phương pháp này là: 1. Số liệu thống kê của kế toán trong quá khứ về số tiêu thụ của hàng tồn kho; 2. tỷ lệ tăng trưởng kỳ vọng ; 3. Tần suất đặt hàng

Ví dụ:

  • Gọi Y là số lượng hàng cần mua cho mặt hàng a trong tháng lập kế hoạch ( tháng n)
  • X là số lượng tiêu thụ bình quân trong tháng n-1 của mặt hàng a.
  • T là tần suất đặt hàng, t=7 ngày
  • G là tỷ lệ tăng trưởng của năm nay (g=10%)

Cần lập kế hoạch về số lượng  hàng a cần dự trữ để: Y=X/30*7*(1+g)

  Đối với phương pháp trên, số lượng hàng tồn kho cần dữ trữ phụ thuộc vào 02 tham số: Tần suất đặt hàng và số lượng hàng tiêu thụ ( cho từng loại ) trong khoảng thời gian nêu trên.

  • Như vậy nếu tần suất đặt hàng càng ngắn thì tài chính cần cho lưu kho càng thấp nhưng phát sinh chi phí đặt hàng càng nhiều.
  • Xác định tần suất đặt hàng: Tần suất đặt hàng tối ưu là căn cứ vào thời gian đặt hàng bình quân để quyết định tần suất đặt hàng

 Thời gian đặt hàng bình quân ( T=T1+T2), trong đó:

T1: Thời gian chuẩn bị toàn bộ hồ sơ đặt hàng

T2: Thời gian trung bình hàng từ khi đặt về đến kho

  • Cần quy chuẩn thời gian đặt hàng theo nhóm hàng có tính chất khác nhau, đặc biệt các hàng thực phẩm dễ hỏng cần có tần suất đặt hàng ngắn
  • Ưu điểm của phương pháp trên: Đơn giản, dễ áp dụng.
  • Công tác kế hoạch đôi khi không sát dẫn đến hàng tồn kho bị tồn thừa
  • Khắc phục nhược điểm: Cần xây dựng kế hoạch sát thực tế bằng các bài toán khảo sát thị trường; đối với các mặt hàng có tính chất thời vụ, cần lập kế hoạch dự trữ hàng theo thời vụ, số liệu thông kê kế toán cần phải bám vào thời vụ này của các năm trước và xem xét xu hướng của thị trường làm cơ sở ra quyết định dự trữ hàng hóa
  • Đối với hàng hóa có tính chất thời vụ, công tác chuẩn bị hàng tồn kho cần phải diễn ra trước thời điểm mùa vụ bắt đầu (ví dụ hàng hoa cây cảnh ngày tết, bánh trung thu….)
  • Phương pháp trên thích hợp Doanh nghiệp bán lẻ.
  1. Công tác dự tính hàng tồn kho đối với vật tư sản xuất.
  • Số lượng vật tư cần dự trữ phụ thuộc vào các yếu tố sau:
  • Sản lượng thành phẩm tiêu thụ ( số kế hoạch hoặc số đặt hàng )
  • Định mức nguyên vật liệu
  • Thời gian bình quân nguyên vật liệu về đến kho
  • Sự biến động về giá cả và sản lượng của nguyên vật liệu trên thị trường.
  • Số lượng nguyên vật liệu cần dự trữ bằng số lượng thành phẩm cần tiêu thụ x với định mức ( cho từng nguyên vật liệu )- số lượng nguyên vật liệu tồn kho
  1. Dự trữ hàng tồn kho trước sự biến động tăng giá của thị trường và sự khan hiếm của hàng hóa.
  • Đối với những mặt hàng nhập khẩu có xu hướng ảnh hưởng với thị trường thế giới như dầu thô, nhựa, các loại hạt nhập khẩu, Doanh nghiệp cân nhắc việc dự trữ hàng trong trường hợp giá cả tăng hay thị trường có dấu hiệu khan hiếm.
  • Thường xuyên theo dõi và thu thập thông tin về thị trường để ra quyết định.
  • Lượng hàng dự trữ không nên vượt quá nhu cầu.

Có thể nhận thấy rằng, để ra quyết định về việc dự trữ hàng tồn kho, đòi hỏi cần có con số thống kê từ bộ phận kế toán về một trong 2 nội dung sau:

  • Số lượng đặt hàng của từng loại hàng hóa, thành phẩm
  • Số lượng bán hàng trong lịch sử
  • Báo cáo biến động về giá cả và sản lượng của hàng hóa theo tháng, quý, năm.

Tuy nhiên, nếu chất lượng thông tin đầu vào không đáng tin cậy thì con số thống kê sẽ trở lên kém ý nghĩa. Thế nên, doanh nghiệp cần thiết kế Hệ thống kiểm soát nội bộ với các chốt kiểm sát và quy trình làm việc để đảm bảo rằng số liệu thống kê đã được kiểm soát chéo giữa kế toán và thủ kho, giữa kế toán và kinh doanh.

Trong bài viết tiếp theo, chúng tôi sẽ chia sẻ rõ hơn về vai trò của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản trị hàng tồn kho ở các khía cạnh:

  • Kiểm soát thất thoát và ràng buộc trách nhiệm đối với hàng tốn kho
  • Kiểm soát chất lượng hàng tồn kho
  • Quản lý hàng gửi bán
  • Xắp xếp, phân loại và kiểm kê hàng tồn kho

Hẹn gặp các bạn ở bài tiếp theo.

Bài viết liên quan
error: Content is protected !!

Hotline (24/7) 0904 348 136