QUẢN TRỊ CÔNG NỢ PHẢI THU – GIỮ TIỀN VÀ GIA TĂNG GIÁ TRỊ CHO KHÁCH HÀNG

  1. Tại sao phải quản trị công nợ phải thu?
  • Công nợ phải thu của khách hàng là nguồn thu chủ yếu của doanh nghiệp và có tính lỏng cao, sau tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền gửi ngân hàng hay các khoản đầu tư tài chính. Do vậy quản trị công nợ phải thu hiệu quả không chỉ giúp cho dòng tài chính lưu thông mà còn là yếu tố sống còn của Doanh nghiệp.
  • Việc quản trị công nợ phải thu của khách hàng không hiệu quả khiến doanh nghiệp không thu hồi được các khoản công nợ đúng hạn và vì thế không đủ dòng tiền để điều hành hoạt động kinh doanh, thanh toán công nợ nhân viên, thanh toán cho đối tác, chưa nói đến sự phát triển bền vững của Doanh nghiệp.
  • Có thể nói quản trị công nợ phải thu là một mắt xích quan trọng nhất trong công tác quản trị dòng tài chính của Doanh nghiệp. Tầm quan trọng của việc quản trị dòng tài chính chúng tôi đã đề cập đến tại Bài viết “ Vai trò của Quản trị Dòng tiền – Quản trị hệ tuần hoàn của Doanh nghiệp”
  • Công tác quản trị công nợ phải thu của khách hàng tốt còn giúp Doanh nghiệp định hướng các khách hàng uy tín, trung thành, từ đó xây dựng chính sách giá ưu đãi cho từng khách hàng, gia tăng giá trị cho khách hàng và từ đó giữ chân khách hàng

Ở bài viết này, chúng tôi chia sẽ các phương pháp quản trị công nợ phải thu của khách hàng

  1. Các nguyên tắc quản trị công nợ phải thu

 2.1 Xây dựng các nguyên tắc quản trị công nợ phải thu trên cơ sở  xác định rủi ro

– Các rủi ro trong công tác quản lý công nợ phải thu: 

  • Rủi ro nhân viên thực hiện dịch vụ hoặc cung ứng sản phẩm bán hàng tự triển khai dịch vụ thu tiền của khách mà không nộp tiền về cho công ty
  • Nhân viên kinh doanh thu tiền mà không nộp về công ty
  • Bán hàng mà chưa ghi nhận công nợ
  • Không có khả năng thu hồi công nợ từ khách hàng do khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc do không có các chứng cứ pháp lý ràng buộc
  • Thu tiền không đúng kỳ hạn
  • Hàng bán dưới giá niêm yết hay không đúng chính sách giá của Doanh nghiệp
  • Phòng ngừa rủi ro bằng việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khâu bán hàng thu tiền
  • Hệ thống kiểm soát bán hàng, cung ứng dịch vụ yêu cầu phải khép kín từ khâu: Báo giá- Lên đơn đặt hàng- Lập chứng từ bán hàng ( xuất hóa đơn)- Ghi nhận công nợ- Thu tiền

2.2.1 Các bước trong công tác bán hàng thu tiền

B1. Xây dựng hệ quy chuẩn nhận diện khách hàng nhằm loại bỏ những những hàng không có khả năng thanh toán.

B2. Xây dựng chính sách giá:

Chính sách giá phải đảm bảo sự ổn định trong một khoảng thời gian nhất định và áp dụng thống nhất cho các đại lý cùng loại và cùng vùng, cùng phân vận

Xây dựng chính sách giá làm cơ sở thống nhất mức giá chung và giảm thiểu rủi ro không có khả năng kiểm soát giá hay bán sai giá

Chính sách giá cần hướng đến khách hàng để thu hút khách hàng về mặt lâu dài, ví dụ:

  • Tích điểm trong năm và thưởng vào giá bằng chiết khấu
  • Giá ưu đãi khi thanh toán trước 100%

Chính sách giá cần được điều chính khi có sự biến động đáng kể của giá đầu vào

B3. Lên đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế:

Mọi giao dịch bán hàng không trực tiếp đều phải lập đơn đặt hàng.

Quy định hạn mức giao dịch bán phải được lập hợp đồng nhằm tạo sự bảo về về mặt pháp lý đới với các khoản phải thu

B4: Lập lệnh xuất kho: Lệnh xuất kho được ký bởi bộ phận chuyên trách là cơ sở để xuất hàng ra khỏi kho giao cho khách. Lệnh xuất kho thông thường được ký bởi bộ phận kinh doanh và chuyển cho kế toán bán hàng kiểm soát trước khi chuyển cho kho xuất hàng đi

B5: Xuất kho và ghi nhận công nợ: Kế toán bán hàng căn cứ vào lênh xuất kho và kế hoạch đi hàng lập chứng từ bán hàng kiêm phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để chuẩn bị hàng. Công nợ được ghi ở thời điểm này

B6: Phát hành hóa đơn: Là cơ sở pháp lý để đòi tiền

B7: Đôn đốc và giám sát thu tiền

B8: Công tác đối chiếu công nợ: nhằm giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính xác thực của thông tin

2.2.2 Xây dựng chuẩn hóa về chứng từ kế toán trong công tác bán hàng, cung ứng dịch vụ làm cơ sở xác nhận một giao dịch bán hàng, cung ứng dịch vụ và thu tiền là có thật

  • Một số lưu ý đối với công tác quản trị bán hàng, dịch vụ, thu tiền:
  • Cần gắn trách nhiệm bán hàng với thu tiền
  • Xây dựng chính sách phạt trong trường hợp không thu được tiền
  • Chuẩn hóa thời hạn thanh toán, lãi phạt khi chậm thanh toán trong hợp đồng mua bán
  • Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác bán hàng cần tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa nhân viên kinh doanh và kế toán bán hàng, giữa người giữ hàng hóa và người thu tiền, người giao hàng và người thu tiền.
  • Thiết kế các chốt kiểm soát bổ xung khi nguyên tắc kiểm soát bị phá vỡ:
  • Trường hợp ủy thác cho nhân viên bán hàng đi giao hàng và thu tiền thì khi giao hàng cho nhân viên bán hàng cần ghi nhận công nợ đối với nhân viên kinh doanh đó cho đến khi thu hồi được công nợ.
  • Kiểm soát thu tiền trong trường hợp bán hàng thu tiền mặt trực tiếp với số lượng lớn

Trường hợp nhân viên bán hàng siêu thị đồng thời là người thu tiền thì cấn dùng phần mềm bán hàng để khi lập hóa đơn bán hàng đồng thời cũng lập biên lai thu tiền. Hàng hóa sau khi thanh toán phải được buộc và niêm phong lại kèm theo hóa đơn

  • Công tác báo cáo đối với công nợ phải thu:
  • Lập báo cáo tổng hợp công nợ phải thu của khách hàng theo từng thời kỳ
  • Đối chiếu công nợ định kỳ
  • Lập báo cáo tuổi nợ theo nhân viên kinh doanh nhằm ràng buộc trách nhiệm của nhân viên kinh doan

2.2.3. Thường xuyên giám sát hệ thống kế toán và kiếm soát lại hiệu quả hoạt động của Hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác quản trị công nợ phải thu.

  • Lập ban kiểm soát chất lượng nội bộ để đánh giá hiệu quả của bộ phận kế toán trong nhiệm vụ kiểm soát công nợ phải thu.
  • Sử dụng dịch vụ kiểm toán độc lập hoặc tư vấn kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ từ các chuyên gia bên ngoài nhằm duy trì “ sức khỏe “ cho hệ thống quản trị công nợ phải thu.
  • Phân tích chỉ số kỳ thu tiền bình quân giữa các niên độ tài chính hoặc kỳ kế toán khác, đối chiếu với kỳ thu tiền trung bình của Doanh nghiệp để đánh giá sự bất thường trong số liệu kế toán 
  1. Các biện pháp bổ xung trong quản trị công nợ phải thu

3.1. Đầu tư vào công nghệ để giảm thiểu rủi ro thất thoát trong công tác bán hàng thu tiền.

  • Đầu tư vào hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp sẽ tạo ra một lợi thế cạnh tranh và đưa đến lợi thế lâu dài cho doanh nghiệp.
  • Tuy nhiên, bạn cần có kinh nghiệm để lựa chọn các phần mềm phù hợp hoặc kiến thức tài chính và quản trị để có thể yêu cầu bộ phần kỹ thuật thiết kế báo cáo.
  • Công tác chuyển đổi data lên phần mềm mới cũng là một trở ngại.
  • Sự chuẩn hóa data, dữ liệu đầu vào là vô cùng quan trọng nếu bạn muốn tối ưu hóa công nghệ
  • Công nghệ là công cụ hỗ trợ con người chứ không phải thay thế con người, một phần mềm dù tốt nhưng không dữ liệu đầu vào không chuẩn hóa sẽ không cho dữ liệu đầu ra đúng.

3.2. Bán lại các khoản công nợ phải thu khó đòi cho các công ty tài chính chuyên nghiệp

Để quản lý công nợ phải thu có hiệu quả, để tiền của bạn không bị thất thoát, để tài chính của bạn lưu thông lành mạnh, để lựa chọn phần mềm quản trị phù hợp, hãy đến với chúng tôi để được tư vấn thêm.

Bài viết liên quan
error: Content is protected !!

Hotline (24/7) 0904 348 136