1. Sự cần thiết phải quản trị chi phí trong doanh nghiệp:
  • Đâu là đích đến trong sự phát triển của doanh nghiệp bạn?
  • Để có thể phát triển bền vững và thu được lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp, bạn cần những gì?
    • Xây dựng một bộ máy tự vận hành trơn tru?
    • Gắn kết và phát triển một đội nhóm?
    • Xây dựng một quy chế tài chính tốt?
    • Rót thật nhiều tiền là sinh lời?
  • Tất cả những điều đó vẫn không đủ.
  • Bên cạnh rất nhiều yếu tố để xây dựng thành công đó, bạn còn cần một công cụ thiết thực nữa, đó là kỹ năng về quản trị chi phí trong doanh nghiệp. Bởi vì:
    • Mỗi đồng lợi nhuận thu về đều chịu ảnh hưởng trực tiếp của những khoản chi phí đã chi ra.
    • Nếu nhà quản lý không kiểm soát chặt chẽ được chi phí, sẽ gây đến thất thoát, thậm chí, doanh nghiệp có khả năng lâm vào tình trạng phá sản.
    • Nếu nhận diện được tất cả các loại chi phí và phân tích được các hoạt động sinh ra chi phí thì doanh nghiệp sẽ có cách thức để kiểm soát chi phí. Từ đó, hạn chế tối đa chi phí phát sinh và tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2. Quản trị chi phí hiệu quả bạn cần làm gì?

– (1). Phân loại, nhận diện tính chất của các loại chi phí

– (2). Xây dựng chuẩn mực chi phí, quy định tài khoản hạch toán chi phí và cơ chế giám sát các khoản chi phí, nhằm đảm bảo:

  • Tính có thực của chi phí
  • Chi đúng mục đích
  • Sử dụng chi phí có hiệu quả
  • Các quy chế giám sát chi phí bao gồm:
    • Mọi khoản chi phí phải được lập kế hoạch;
    • Lập đề xuất chi;
    • Xét duyệt đề xuất chi;
    • Chứng từ cụ thể đối với từng nội dung chi phí;
    • Lập bảng so sánh các phương án chi phí nhằm chọn phương án chi phí tối ưu
    • Lưu trữ chứng từ làm cơ sở giám sát các khoản chi phí
    • Giám sát các khoản chi phí và chế tài trong trường hợp chi phí không hiệu quả và quyết định chi sai thẩm quyền

– (3). Lập ngân sách chi phí và lộ trình bỏ chi phí.

Ngân sách về các khoản chi và lộ trình bỏ chi phí phụ thuộc vào vòng đời của chi phí và giai đoạn phát triển của Doanh nghiệp, cụ thể:

  • Xây dựng nội dung chi phí và định mức chi phí theo nội dung
  • Trong giai đoạn tiền đầu tư cần lập phương án về đầu tư để đánh giá tiềm lực của dự án đầu tư. So sánh khả năng sinh lời nội bộ của dự án, chỉ số IRR với mức lãi suất vay ngân hàng để đảm bảo thu hồi vốn sau đầu tư
  • Xây dựng bài toán về giá thành, chi phí tiếp cận thị trường, giá bán của sản phẩm tương đương trên thị trường, nhằm xác định doanh thu hòa vốn.
  • Tính toán sản lượng tối ưu, doanh thu tối ưu để lập kế hoạch tăng trưởng doanh thu và tối ưu hóa chi phí cố định khi sản phẩm trên thị trường đang ở giai đoạn triển vọng
  • Phân tích khả năng tăng trưởng doanh thu với khả năng phát sinh thêm chi phí nhằm quyết định có tiếp tục mở rộng sản xuất kinh doanh hay không khi sản phẩm ở giai đoạn chín muồi
  • Trong giai đoạn tiếp cận thị trường, ưu tiên cho chi phí quảng cáo, trong gian đoạn sản phẩm thâm nhập sâu, cắt giảm chi phí quảng cáo; khi sản phẩm chín muồi và chuẩn bị thoái chào, tập trung vào chi phí khuyến mại và giảm giá hàng bán.

– (4) Phân tích sự biến động của chi phí thực tế so với định mức và so với kế hoạch.

B1. Kiểm soát số liệu đầu vào trước khi lập báo cáo phân tích sự biến động chi phí nhằm đảm bảo tính tin cậy của số liệu kế toán.

Chất lượng dữ liệu đầu vào của chi phí phụ thuộc vào Quy trình kiểm soát chi phí và thanh toán của doanh nghiệp. 

Ví dụ:

  • Một khoản chi phí khấu hao có khả năng bị bỏ sót nếu như kế toán quên phân bổ chi phí, hoặc
  • Một khoản chi phí mua dịch vụ có khả năng bị bỏ sót nếu như kế toán bỏ qua khâu ghi nhận chi phí mà đã thanh toán cho nhà cung cấp dịch vụ 

B2: Lập bảng phân tích biến động chi phí:

Chi phí thực tế có thể cao hơn hoặc thấp hơn chi phí dự kiến (chi phí kế hoạch). Biến động chi phí có thể là bất lợi ngay cả khi khoản mục chi phí thực tế phát sinh cao hơn hoặc thấp hơn kế hoạch. Việc sử dụng chưa đủ nguồn ngân sách chi có thể không đưa đến một khoản doanh thu hay lợi nhuận tối ưu

B3: Yêu cầu đối với công tác Báo cáo biến động chi phí:

Phân tích sự biến động của chi phí cần phải thể hiện ở ba khía cạnh:

  • So sánh về mặt giá trị tuyệt đối giữa chi phí kế hoạch và chi phí thực tế
  • So sánh tỷ lệ biến động của chi phí trên doanh thu, tính tỷ lệ tăng trưởng của chi phí so với tỷ lệ tăng trưởng của doanh thu để tính hiệu quả của việc bỏ chi phí
  • Lộ trình bỏ chi phí có nằm trong khung kế hoạch.

Việc chi phí phát sinh trong hạn mức chi phí về mặt nội dung nhưng không nằm trong kế hoạch có thể dẫn đến mất cơ hội thâm nhập, chiếm lĩnh và mở rộng thị phần. Do vậy rất cần thiết phải lập báo cáo tiến độ bỏ chi phí

– (5) Công tác giám sát chi phí:

  • Thường xuyên giám sát chi phí thông qua công tác báo cáo các khoản chi phí và giám sát hệ thống sổ sách kế toán
  • Lập ban kiểm soát nội bộ hoặc sử dụng dịch vụ giám sát từ chuyên gia bên ngoài nhằm đảm bảo sự minh bạch về số liệu tài chính

3. Hiểu được cơ cấu biến phí, định phi và tính chất của chúng nhằm tối ưu hóa định phí

– (1). Khái niệm định phí:

  • Định phí là các khoản chi phí cố định vẫn phải chi dù sản phẩm có được bán hay không hay Doanh nghiệp có doanh thu hay không

Định phí bao gồm:

Chi phí lương bộ phận quản lý

Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý

Chi phí phân bổ công cụ dụng cụ và tài  sản cố định

Chi phí thuê mặt bằng

– (2) Khái niệm biến phí: là các khoản chi phí có sự biến động cùng chiều với doanh thu. Đó là các khoản chi phí cấu tạo lên giá thành của sản phẩm, Biến phí bao gồm:

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp

Chi phí bao bì

Chi phí sản xuất chung: khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý và phân bổ công cụ dụng cụ

Tính chất biến đổi của biến phí chỉ mang tính chất tương đối, do:

  • Tỷ lệ chi phí nhân công hay chi phí khấu hao, hay chi phí sản xuất chung khác trên một đơn vị sản phẩm có xu thế tăng khi sản phẩm của doanh nghiệp có tính chất chu kỳ và doanh nghiệp đang ở trong chu kỳ “ Nhàn rỗi”
  • Biện pháp là:
    • Xây dựng cơ cấu nhân lực vừa gồm nhân lực cố định và nhân lực thời vụ.
    • Khi sản phẩm của doanh nghiệp đang ở giai đoạn triển vọng, giai đoạn phát triển, cần đầu tư vào công nghệ để giảm giá thành

– (3) Để tối ưu hóa định phí song song với công tác quản trị sản xuất cần có kế hoạch doanh thu và chiến lược phát triển thị trường từng giai đoạn nhằm giảm định phí phân bổ cho từng sản phẩm.

4. Kết luận:

Quản trị chi phí là một khâu quan trọng trong công tác kế toán quản trị và điều hành doanh nghiệp, bởi vì:

  • Chi phí có xu hướng phát sinh trước doanh thu
  • Hoạch định chi phí là cơ sở xây dựng kế hoạch doanh thu và lợi nhuận
  • Chi phí và doanh thu có mối quan hệ hữu cơ, do đó duy trì tỷ lệ chi phí tối ưu là cơ sở xác lập mức lợi nhuận tối ưu.

 

 

 

 

 

 

Bài viết liên quan
error: Content is protected !!

Hotline (24/7) 0904 348 136